Как проверить 6-НДФЛ на ошибки

При сдаче годового расчета 6-НДФЛ у бухгалтеров традиционно есть шансы напутать, так как он вызывает больше вопросов, чем квартальные формы. Если в течение года отдельные расхождения программа могла пропускать, то при формировании годового отчета контрольные соотношения срабатывают на более детальную проверку. Ведь нужно заполнить справки по доходам на каждого сотрудника (бывшие 2-НДФЛ), и любые неточности в регистрах сразу станут очевидны.

Изменения последних лет, которые важно учесть при проверке 6-НДФЛ

Перед анализом налога учтите последние изменения в законодательстве:

1. Ставка НДФЛ для нерезидентов составляет 30 %, налоговые вычеты им не предоставляются.
2. Призы и подарки облагаются по ставке 30% при превышении лимита на льготу в 4 000 рублей в год.
3. Для налоговых резидентов ЕАЭС применяется прогрессивная шкала НДФЛ.
4. При рождении/усыновлении ребенка родитель получит единовременную выплату до 1 млн рублей на ребенка.

Все эти факторы влияют на расчет налога. В случае подозрений по наличию ошибки в применяемой ставке или налоговой базе во время формирования годового отчета, лучше перепроверить ее в справочных системах.

С чего начать проверку годового 6-НДФЛ?

Годовой отчет содержит Приложение 1 (справки по физлицам), что делает контрольные соотношения более строгими по сравнению с квартальными. Система проверяет показатели не только в целом, но и по каждому сотруднику, выявляя расхождения, которые могли быть пропущены ранее.

Допустимое отклонение в соотношении «исчисленный НДФЛ — налоговая база» составляет не более 1 рубля. Если расхождение больше этой суммы, придется искать причины на уровне конкретных начислений и сотрудников. Для этого рекомендуется использовать отчет «Подробный анализ НДФЛ (по сотруднику)».

Алгоритм проверки:

1. Запустить проверку контрольных соотношений в отчете.
2. Перейти к ошибкам, связанным с конкретными сотрудниками.
3. Для каждого сотрудника открыть «Подробный анализ НДФЛ (по сотруднику)» и проверить налоговую базу, исчисленный и удержанный налог, а также документы-основания.

Должны ли биться между собой строки раздела 1 и раздела 2 в 6-НДФЛ?

При проверке годового отчета 6-НДФЛ особое внимание уделяется согласованности Раздела 1 и Раздела 2. Контрольные соотношения:

1. Строка 020 Раздела 1 должна биться со строкой 160 Раздела 2.
2. Суммы строк 021–026 Раздела 1 должны совпадать с суммами строк 161–166 Раздела 2 соответственно.
3. За год строка 020 Раздела 1 должна быть равна сумме строк 020 1–2 квартала плюс строки 021–026 4 квартала.
4. Все значения в строках Раздела 1 (020–026) и 2 (160–166) не могут быть со знаком минус.

Чтобы увидеть удержанные суммы по конкретным ведомостям и периодам, запустите отчет «Удержанный НДФЛ» (в 1С «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»).

Как действовать при наличии расхождений

1. Открыть отчет «Удержанный НДФЛ».
2. Найти сумму с расхождениями
3. Перейти к зарплатной ведомости.
4. Изучите документы, которые сформировали удержание, чтобы выявить откуда пошли расхождения.

Три неочевидных ситуации, из-за которых возникают ошибки в 6-НДФЛ

1. Поставили слишком раннюю дату подписи на титульном листе в 6-НДФЛ. Ответ: Дата подписи на титульном листе отчета имеет значение, ведь она определяет, какие документы программа учитывает для расчетов. Поэтому не стоит ставить дату в отчете заранее, если не собираетесь отправлять его в тот же день. Лучше по сроку поставить актуальную дату и переформировать отчет. Ведь если дата подписи установлена раньше фактической даты отправки отчета, документы, обработанные позже, могут быть исключены из итоговых данных.
2. Выплатили неначисленный аванс. Ответ: Одной из частых причин проблем в 6-НДФЛ является некорректное оформление выплаты аванса. Бухгалтеры без должной ответственности относятся к начислению зарплаты за первую половину месяца, иногда оформляют только ведомость на выплату, минуя документ начисления. Это приводит к разрыву в цепочке учета НДФЛ. Поэтому важно начислять аванс документом “Начисление зарплаты за первую половину месяца”. Именно он формирует налоговую базу и исчисленный НДФЛ. Затем указывать в ведомости на выплату документ-основание — ссылку на начисление зарплаты.

Действовать нужно именно в таком порядке. Тогда программа корректно подтянет начисленный НДФЛ, отразит удержание по правильной дате получения дохода и распределит налог между авансом и окончательным расчетом.

Если начисление выполнено, но документ-основание в ведомости отсутствует, программа не сопоставляет выплату с налоговой базой. Ручная корректировка строк 021–026 раздела 1 не спасет ситуацию, а лишь замаскирует расхождение, которое вылезет в следующем квартале из-за разрозненности регистров учета.

3. В ведомости вручную изменили сумму НДФЛ. Ответ: Расхождения в 6-НДФЛ часто возникают из-за ручного изменения суммы к выплате в ведомости без пересчета НДФЛ. Это случается при удержании задолженности, уменьшении выплаты по согласованию или корректировке начислений. Как это обычно выглядит:

1.  Начислена зарплата, то есть сформирована налоговая база и исчислен НДФЛ.
2.  Ведомость подтянула рассчитанный налог.
3.  Бухгалтер вручную изменяет сумму к выплате, но не обновляет налог.
4.  Система видит расхождение между фактически выплаченной суммой и суммой, с которой был рассчитан НДФЛ, ведь налог в регистрах не обновился.

В итоге в отчете “Подробный анализ НДФЛ (по сотруднику)” мы видим излишне удержанный НДФЛ, недоудержанный НДФЛ, а также несоответствие между исчисленным и удержанным налогом.

Чтобы выровнять расчеты, рекомендуем открыть ведомость с ручными изменениями, обновить налог, перепровести документ, заново сформировать отчет 6-НДФЛ и проверить контрольные соотношения. После обновления налога регистры синхронизируются, и расхождения устраняются.

Также для проверки 6-НДФЛ в 1С можно воспользоваться отчетами «Удержанный НДФЛ», «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», «Сводная справка 2-НДФЛ».