УПД с 1 января 2026 года: кто обязан применять и как перейти на новый формат

С 2026 года полным ходом идет налоговая реформа. Не обошла она стороной и первичные документы — компании и ИП обязали применять УПД в электронном виде, по формату 5.03 в целях соблюдения политики государства по цифровизации экономики для обеспечения прозрачности, контроля и минимизации бумажной волокиты.

Предстоит много работы — перестроить бизнес-процессы, договориться с контрагентами и научить сотрудников работать по-новому. Что такое УПД, для чего они используются и как перейти на новый формат — читайте ниже.

Что такое УПД и порядок его оформления

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет информацию из счета-фактуры и первичного учетного документа для оформления отгрузок/поставок товаров, услуг, работ или передачи имущественных прав. При использовании УПД отдельный счет-фактура не требуется. УПД может выступать как первичный отгрузочный документ, включающий счет-фактуру, или просто как первичный документ.

ИП и юридические лица применяют УПД добровольно, в бумажном или электронном виде. Можно использовать самостоятельно разработанную форму УПД, если она содержит все обязательные поля и реквизиты. Правда со временем планируется отменить неформализованный формат УПД.

Реквизиты, которые должны присутствовать в УПД:

1. наименование документа и дата
2. статус
3. наименование компании-составителя
4. сведения о продавце/покупателе
5. название товара/работы/услуги
6. дата отгрузки/передачи
7. основание передачи/получения
8. сведения о транспортировке и грузе (в случае грузоперевозок)
9. должности, Ф.И.О. и подписи ответственных лиц.

Если бухгалтерия корректирует реквизиты УПД или добавляет свои, необходимо сохранять форму УПД в неизменном виде. Также отслеживайте изменения законодательства, они влияют на содержание счетов-фактур и УПД. ВАЖНО! У УПД может быть статус “1” (акт и счет-фактура) или “2” (только акт). УПД со статусом “2” не дает права на вычет НДС, даже если налог выделен. В таком случае требуется исправление УПД или отдельный счет-фактура. Возможно выставить УПД со статусом “1” и отметкой “без НДС”, если налогоплательщик освобожден от НДС (п. 5 ст. 168 НК РФ).

Особенности УПД формата 5.03

УПД формата 5.03 согласно Приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, является универсальным документом, подтверждающим передачу товаров, работ, услуг и заменяющим сразу три документа: акт, накладную и счет-фактуру. Теперь он станет единственным официальным отгрузочным документом, хотя существовал он всегда, но его использование было добровольным. В новой версии добавлены поля для маркировки и прослеживаемости, уточнены реквизиты по НДС, например, упрощенцы в графе 7 могут поставить  свою спецставку 5 или 7 %, исключены дубли. Формат полностью совместим со всеми операторами ЭДО, позволяет покупателю принять НДС к вычету при соблюдении требований НК РФ. Применение УПД 5.03 возможно и до 1 января 2026 года налогоплательщиками в тестовом режиме для перестройки бизнес-процессов.

ИНТЕРЕСНО! УПД по новому формату со статусом «1» заменяет ТОРГ-12 и счет-фактуру. ТОРГ-12 составляется в день отгрузки товаров/услуг/работ, а счет-фактура – в течение пяти дней после отгрузки. УПД оформляется в наиболее ранний из этих сроков, то есть в момент отгрузки товаров, работ и услуг.

Кто перешел на электронные УПД с 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года все участники ЭДО, включая крупный и средний бизнес, а также поставщиков и покупателей, обязаны перейти на УПД в электронном виде. Это связано с тем, что с этой даты утрачивают силу электронные форматы накладных и актов (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@). Юрлица и ИП больше не смогут использовать электронные ТОРГ-12 и акты, единственным официальным электронным документом станет УПД в XML-формате. При этом бумажные накладные ТОРГ-12 и акты остаются в силе, закон распространяется только на тех, кто полностью перешел на ЭДО. Новые правила касаются только электронного документооборота, организации, использующие бумажные варианты документов, пока могут продолжать применять прежние формы ТОРГ-12 и актов.

Как перейти на электронную УПД

Хотя официально переход на новый формат УПД был объявлен с 2026 года, многие компании еще в 2025 году запустили пробный период по использованию УПД, что позволило им заранее протестировать процессы, выявить ошибки и адаптироваться к новым правилам. Этапы перехода на новые УПД:

1. Сентябрь-октябрь 2025 года

Бухгалтеры анализировали свой документооборот, а именно смотрели какие типы документов и как часто используют. Для этой цели формировали список контрагентов и отмечали, как с кем работают – по ЭДО или на бумаге.

2. Ноябрь-декабрь 2025 года

Настраивали 1С для работы с УПД. Обновили конфигурации 1С, провели тестовый обмен документами с ключевыми контрагентами.

3.Январь 2026 года

Компании полностью перешли на УПД и стали обмениваться документами в новом формате.

Применение УПД в новом формате не требует от компании издания специального приказа или распоряжения руководства. Но, если в Учетной политике упоминаются электронные накладные (ТОРГ-12) и акты ВР, стоит дополнить ее фразой, что с 2026 года компания переходит на электронные УПД по формату 5.03.

Как настроить отправку электронных УПД через 1С

С 1 января 2026 года в 1С-ЭДО произошел автоматический переход с форматов 551 и 552 на УПД 5.03. Ранее созданные документы можно будет подписывать и после перехода. Для заблаговременной подготовки доступен патч массовой смены форматов, встроенный в последующие релизы 1С-ЭДО. Пользователю не требуется никаких дополнительных действий, программа автоматически переключится на новый формат.

Помните, что внедрение нового процесса может занять от одного до нескольких месяцев. Много времени уходит на актуализацию учетных систем, адаптацию сотрудников, взаимодействие с контрагентами. Если не перейти на УПД заранее, то в 2026 году можно столкнуться с нарушением сроков, срывом отгрузок, техническими сбоями.