Первичная документация в бизнесе

19 мар 2024, от Минашкина Ирина Владиславовна

«Те, кто плюет на документы, — воск в руках тех, кто на них не плюет.»

Джулиан Барнс «Предчувствие конца»

Как говорил почтальон Печкин: «Я вам посылку принес. Только я вам ее не отдам, так как у вас документов нет» и сегодняшняя статья посвящена первичным документам.

Как следует из статьи 9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

“Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.“

Первичный документ, подтверждающий ваши расходы, сделки с контрагентами должен содержать обязательные реквизиты:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В настоящее время, юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют право не применять унифицированные формы первичной документации, а составлять свои формы.

Важно:

Применяемые формы первичной документации должны содержать обязательные реквизиты, упомянутые в законе о бухгалтерском учете.

В учетной политике юридического лица необходимо закрепить применяемые формы первичных документов.

У каждого юридического лица есть свои специфические сделки и первичные документы, но обязательный перечень как правила включает в себя:

Договор

Платежные документы

Товарные накладные и товарно-транспортные накладные

Акты выполненных работ (оказанных услуг)

Счета-фактуры

Универсально-передаточные документы

Первичка нужна, потому что:

Налоговая инспекция может оштрафовать за не оформление первичного документа, что будет квалифицированно как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения». Если документов не будет, то вам «снимут» расходы из налоговой базы и обвинят в притворности сделки с контрагентом.

Банк при возникновении сомнений в легальности операций по расчетному счету, руководствуясь законом 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» может запросить вашу первичную документацию.

Полиция может запросить документы, если она захочет проверить не контрафактный, краденый у вас товар.

Если вы работаете с физическими лицами, вы обязаны применять кассовую технику при любых расчетах с ними и иметь документы подтверждающие кассовые операции (закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”)

У вас возник спор с вашим контрагентом при расчетах за товар, вам понадобится накладная, упд, акт для подтверждения сумм, количества или вида работ/услуг.

Утрата права применения УСН. С начала того квартала, в котором утрачено право вы должны будете вести учет расходов для вычета по НДС и налога на прибыль.

Работая с самозанятыми, вам нужен будет чек, который является, единственным законным первичным документом, подтверждающим ваш расход и причину, по которой вы не удержали НДФЛ и не начислили страховые взносы.

Даже для жизненного случая: расчет алиментов индивидуального предпринимателя понадобится первичная документация, которая подтвердит расходы вашего бизнеса.

Первичную документацию необходимо хранить минимум 5 лет.

Первичная документация в бизнесе

Рекомендовано

Как закрыть счет 90 “Продажи”

Товары собственного производства для самозанятых

Связаться