Первичная документация в бизнесе
19 мар 2024, от Минашкина Ирина Владиславовна
«Те, кто плюет на документы, — воск в руках тех, кто на них не плюет.»
Джулиан Барнс «Предчувствие конца»
Как говорил почтальон Печкин: «Я вам посылку принес. Только я вам ее не отдам, так как у вас документов нет» и сегодняшняя статья посвящена первичным документам.
Как следует из статьи 9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
“Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.“
Первичный документ, подтверждающий ваши расходы, сделки с контрагентами должен содержать обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В настоящее время, юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют право не применять унифицированные формы первичной документации, а составлять свои формы.
Важно:
- Применяемые формы первичной документации должны содержать обязательные реквизиты, упомянутые в законе о бухгалтерском учете.
- В учетной политике юридического лица необходимо закрепить применяемые формы первичных документов.
У каждого юридического лица есть свои специфические сделки и первичные документы, но обязательный перечень как правила включает в себя:
- Договор
- Платежные документы
- Товарные накладные и товарно-транспортные накладные
- Акты выполненных работ (оказанных услуг)
- Счета-фактуры
- Универсально-передаточные документы
Первичка нужна, потому что:
- Налоговая инспекция может оштрафовать за не оформление первичного документа, что будет квалифицированно как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения». Если документов не будет, то вам «снимут» расходы из налоговой базы и обвинят в притворности сделки с контрагентом.
- Банк при возникновении сомнений в легальности операций по расчетному счету, руководствуясь законом 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» может запросить вашу первичную документацию.
- Полиция может запросить документы, если она захочет проверить не контрафактный, краденый у вас товар.
- Если вы работаете с физическими лицами, вы обязаны применять кассовую технику при любых расчетах с ними и иметь документы подтверждающие кассовые операции (закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”)
- У вас возник спор с вашим контрагентом при расчетах за товар, вам понадобится накладная, упд, акт для подтверждения сумм, количества или вида работ/услуг.
- Утрата права применения УСН. С начала того квартала, в котором утрачено право вы должны будете вести учет расходов для вычета по НДС и налога на прибыль.
- Работая с самозанятыми, вам нужен будет чек, который является, единственным законным первичным документом, подтверждающим ваш расход и причину, по которой вы не удержали НДФЛ и не начислили страховые взносы.
- Даже для жизненного случая: расчет алиментов индивидуального предпринимателя понадобится первичная документация, которая подтвердит расходы вашего бизнеса.
Первичную документацию необходимо хранить минимум 5 лет.
Рекомендовано
Тест “Система счетов бухгалтерского учета, двойная запись”
Тест “Система счетов бухгалтерского учета, двойная запись” предлагает вам серию вопросов, которые помогут вам лучше понять основы бухгалтерских проводок и принципы учета.
С помощью этого теста вы можете оценить свои знания и умения в области бухгалтерии, а также углубить понимание системы счетов и принципов двойной записи.
Пройдите этот тест, чтобы проверить свои знания и подготовиться к решению реальных бухгалтерских задач. Это отличный способ укрепить вашу профессиональную базу и стать более уверенным в бухгалтерском учете.
Расчет НДФЛ по совокупности баз с 2024г
С 01.01.2024 заканчивается переходный период, в течение которого налоговые агенты определяли ставку НДФЛ (13% или 650 тыс. рублей и 15% с доходов свыше 5 млн. рублей) по каждой налоговой базе в отдельности
